L'Union européenne compte onze langues officielles: l'allemand, l'anglais, le danois, l'espagnol, le finnois, le français, le grec, l'italien, le néerlandais, le portugais et le suédois. Le principe de l'égalité de toutes les langues officielles de l'Union est inscrit dans les documents suivants de la législation européenne:
- le traité instituant la Communauté européenne énonce que tout citoyen de la Communauté peut écrire à toute institution de l'Union dans l'une des langues officielles et recevoir une réponse dans la même langue;
- le tout premier règlement adopté par ce qui était alors la Communauté économique européenne, en 1958, dispose que tous les documents de portée générale sont rédigés dans toutes les langues officielles.
L'emploi des langues officielles garantit que chaque citoyen comprend la législation dont il relève, qu'il est bien informé et qu'il participe aux débats publics, condition essentielle à un fonctionnement démocratique de l'Union. En tant qu'organe d'impulsion et d'exécution des politiques communautaires, la Commission joue ici un rôle pivot. Elle s'est dotée des structures nécessaires à cet effet:
- la Commission dispose d'un service de traduction (connu sous le nom de SDT, ses initiales françaises) qui traduit environ 1,3 million de pages par an. Le SDT dispose d'un effectif d'environ 1300 traducteurs, mais il fait également traduire plus de 20 % de ses textes par des traducteurs indépendants.
- l'interprétation des quelque 11 000 réunions annuelles qu'organisent la Commission, le Conseil, le Comité économique et social et le Comité des régions est assurée par le service commun interprétation - conférences (SCIC), qui emploie environ 700 interprètes par jour.
Le coût du fonctionnement de l'Union dans onze langues officielles, toutes institutions confondues, n'est que de deux euros par citoyen de l'Union et par an, contre cinq euros pour un billet de cinéma dans une grande ville…
L'élargissement: un défi que la Commission est en mesure de relever
La Commission se prépare à admettre dix nouveaux États membres, à partir de 2004, avec neuf nouvelles langues, et peut-être même dix. À plus long terme, elle doit aussi se préparer à intégrer le bulgare et le roumain, langues de deux pays qui devraient adhérer en 2007. Bien entendu, cela ne signifie nullement que la Commission va remettre en cause le principe du multilinguisme.
La Commission et les pays candidats travaillent d'arrache-pied pour relever ce nouveau défi: ils forment des traducteurs et des interprètes, mettent au point une stratégie particulière en matière de ressources humaines, développent la couverture linguistique des sites web des institutions européennes et, bien entendu, traduisent et vérifient l'ensemble de la législation communautaire, ce que l'on appelle "l'acquis", qui comprend actuellement quelque 97 000 pages.
Le SDT et le SCIC exploiteront les ressources offertes par les nouvelles technologies, par exemple en poursuivant le développement de glossaires terminologiques multilingues qui facilitent la recherche du vocabulaire. Les relais et l'interprétation dans les deux sens vont être développés en vue d'augmenter le nombre de combinaisons linguistiques, qui passeront des 110 combinaisons actuellement possibles à 420 après l'élargissement. Le relais permet par exemple de traduire ou d'interpréter du portugais vers le finnois ou le hongrois en passant par le français, l'anglais, l'allemand ou toute autre langue maîtrisée par un assez grand nombre de traducteurs et d'interprètes. Le travail dans les deux sens permet à des traducteurs de traduire des documents ayant trait aux activités non fondamentales de la Commission vers des langues autres que leur langue maternelle, lorsque cela est possible.
Trouver un équilibre entre coût et efficacité
Pour développement la stratégie applicable à une Union européenne élargie, il est important de trouver le meilleur équilibre possible entre coût et efficacité. Le coût annuel du fonctionnement du SCIC est actuellement de 100 millions d'euros, soit 0,28 euro par citoyen, tandis que pour le SDT, il est de 197 millions d'euros par an.
Le coût actuel de l'interprétation pour une réunion d'une journée à la Commission est inférieur à 5200 euros. Après l'élargissement, ce chiffre devrait augmenter très légèrement, pour atteindre environ 5750 euros. Le SCIC a l'intention d'employer 40 interprètes par nouvelle langue et par jour. D'après les plans actuels, qui prévoient une répartition 50/50 entre ressources internes et ressources externes, le service envisage de créer 20 postes par nouvelle langue, ce qui entraînerait une augmentation des effectifs de 40 pour cent. Pour parvenir à un bon rapport coût-efficacité, le SCIC introduira différentes mesures visant à améliorer la coordination entre les institutions, ce qui lui permettra de réaliser des économies. Dans certains cas, les participants aux réunions seront autorisés à parler leur propre langue, même s'ils doivent écouter des intervenants que s'expriment dans des langues étrangères.
Le SDT estime qu'en 2006, avec dix nouvelles langues, la demande de traductions passera de 1,3 million de pages par an à 2,4 millions de pages. Néanmoins, il s'efforce de rationaliser ses activités en évitant les demandes de traductions non prioritaires et en ayant recours aux résumés chaque fois que possible. Les documents liés aux procédures seront limités à 20 pages et des efforts seront faits pour éviter de traduire les documents intermédiaires. La traduction interne sera concentrée sur les documents ayant trait aux activités fondamentales de la Commission. Si les économies prévues se concrétisent, les postes actuellement attribués aux langues des actuels pays membres seront progressivement transférés vers les unités qui traduisent les langues des pays adhérents. Globalement, tous ces éléments impliquent que le SDT entend employer 40 traducteurs par nouvelle langue, auxquels s'ajoutera un personnel d'appoint de 60 personnes au total.
En 2003, pour recruter des interprètes et des traducteurs, l'EPSO (le nouvel office de recrutement interinstitutionnel), organisera dans un effort sans précédent jusqu'à 50 concours interinstitutionnels, dont 18 pour les linguistes des pays candidats à l'adhésion.